Potřebuji účetní - jak na to?
Najít v dnešní době kvalitní účetní je kumšt. Z praxe vím, že nejen začínající, ale i otrlí podnikatelé mívají potíže s výběrem kvalitní účetní. A proto mám pro Vás několik rad.
V zákoně je uvedeno, že se zahájením svého podnikání jste se zavázali být řádnými hospodáři své firmy (živnosti) a také, že si ze zákona za své účetnictví zodpovídáte a nezáleží na tom, zda mu rozumíte či ne. Potřebujete-li tedy účetní, dejte si na výběru záležet a nespěchejte, stejně tak jako - nejste-li spokojeni se svou stávající účetní, změňte ji.
Účetní si můžete vybrat pomocí inzerátu, na základě zkušeností jiných anebo oslovením účetních firem v regionu. Vždy je však dobré vyžádat si reference.
Spolupráce s účetní je běh na dlouhou trať a novou účetní je potřeba alespoň trochu poznat - chcete vytvořit dlouhodobý vztah, takže by Vám měla vyhovovat nejen pracovně, ale také lidsky, přeci jen se bude starat o Vaše peníze (i když ne fyzicky). Tudíž z praxe doporučuji dvě až tři poznávací schůzky - na první se oťukáte a vyjádříte své vzájemné představy, případně - když jsou požadavky vzájemně vyhovující - finanční ohodnocení. Druhá schůzka doladí to, co jste měli čas si v klidu promyslet a doplnit a třetí schůzka je o podpisu smlouvy a jiných dokumentů.
V případě, že nejste spokojeni se svou stávající účetní, nevíte, jak ji vyměnit, protože za léta spolupráce máte jistě vytvořený minimálně pracovní vztah - nicméně, účetní neodvádí práci, kterou požadujete, nedodává Vám pravidelné zprávy o hospodaření anebo nestíhá, nedbejte na dlouholetou spolupráci a účetní změňte. Jde o Vaše peníze!
Ukončení vztahu s externí účetní není složitá záležitost - vyberte si účetní novou, např. dle výše uvedeného postupu a stávající účetní požádejte, nechť ukončí účtování k určitému datu (většinou se jedná o poslední den v měsíci) a vytvoří mimořádnou závěrku, která je podkladem pro novou účetní a to je vše. (Je dobré si předem přečíst smlouvu a podmínky v ní uvedené pro ukončení smluvního vztahu se stávající účetní.)
Nezapomeňte dohledat všechny případné plné moci sepsané se stávající účetní (například o zastupování na úřadech) a všechny je zrušte - ke zrušení nepotřebujete nikoho jiného, jen sebe - zajdete na úřad a řeknete, že plná moc již neplatí -- protože stále jde o Vaše peníze.
S novou, pečlivě vybranou, účetní sepište smlouvu.
Smlouva by měla obsahovat, kromě standardních právních klauzulí (hlavičky obou stran se všemi náležitostmi, data sepsání, podpisů apod.), rozsah prací, které požadujete a na kterých jste se dohodli, cenu za dané práce a také případné sankce platné pro obě strany. Mimo jiné by smlouva měla obsahovat také v jakém případě Vás může účetní zastoupit, kde a na jakém základě (většinou se jedná o plné moci). Není na škodu ujasnit si smluvně situaci, za které by mohlo dojít k rozvázání smluvního svazku a také dohoda o termínech předávání dokladů a v jakém stavu, pořadí a formě doklady budou. (V dnešní době lze doklady zasílat také elektronicky a pro uchovatelnost např. světlocitlivých dokladů to není špatný nápad).
Co se týká ceny, uvědomte si, že externí účetní je také živnostník a účtování je práce, která živí ... tudíž tuto práci nepodceňujte a připadá-li Vám, že je cena nepřiměřená, ale daná účetní je schopná a zamlouvá se Vám - není nic snažšího než si zjistit v jakých mezích se pohybují ceny konkurence - ať už dotazem jiných podnikajících osob (za jaké služby kolik platí) anebo běžným rozesláním poptávek požadovaných služeb.
Podepíšete případné plné moci ... a můžete začít spolupracovat.
Hodně štěstí ... protože stále se bavíme o Vašich penězích.